El Archivo Municipal de Granada
Archivo Municipal de Granada
El Ayuntamiento de Granada tiene el deber de velar por la protección y conservación del Patrimonio Documental Municipal.
El Patrimonio Documental Municipal de Granada está constituido, según la ley, por los documentos de cualquier época y soporte, producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por los órganos de gobierno y toda la administración que conforma el Ayuntamiento de Granada; también lo constituye todos los documentos producidos por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Ayuntamiento.
Así pues, el Archivo Municipal de Granada está formado por todos los documentos conservados, producidos o recibidos por el Ayuntamiento de Granada desde su creación, en 1492, hasta la actualidad. También forman parte del Archivo Municipal todos los documentos ingresados por compra, donación o depósito.
Funciones
El Archivo tiene como funciones: recoger, custodiar, conservar y describir los documentos para ponerlos al servicio del ciudadano y de la propia administración municipal.
El ciudadano puede obtener del archivo información, asesoramiento y, en su caso, reproducción de los documentos con fines de investigación histórica, culturales, familiares y legales; y las oficinas municipales, además de la consulta y préstamo de documentos para su gestión diaria, el asesoramiento y directrices sobre la clasificación, ordenación y tratamiento de la gestión documental, así como la organización de las transferencias, selección y eliminación de los documentos.
Historia
En un principio, el Archivo se ubicó en las casas de La Madraza, antigua universidad árabe creada por Yusuf I en 1349, cedidas por los Reyes Católicos al Ayuntamiento de Granada en 1500 para Casa del Cabildo. Los documentos del archivo, se guardaban y custodiaban en un arca con tres llaves, cumpliendo así lo establecido por los mismos reyes en la pragmática dada el 9 de junio de 1500 en la que se ordena que todos los concejos tengan un arca con tres llaves, donde se guarden los privilegios y escrituras del concejo.
Formaba entonces el “Archivo de la Ciudad” todas las disposiciones normativas emanadas de la autoridad real, expresadas en distintos tipos de documentos: cédulas, provisiones, cartas, cartas de merced, pragmáticas, etc., que recibía el Ayuntamiento, como marco jurídico, para su funcionamiento y para la defensa de los títulos y privilegios de la ciudad. También se guardaban en el archivo los libros de actas capitulares, libros registro de cartas del concejo y demás escrituras legales fruto de la propia actividad municipal.
A medida que el Ayuntamiento desarrollaba funciones y actividades aumentaban las series documentales: ordenanzas, expedientes de obras, padrones vecinales, censos, expedientes de arrendamiento, etc., siendo cada vez mayor el volumen de documentos producidos. El Archivo pasó a instalarse en espacios cercanos a los escribanos mayores de cabildo y a los oficiales que gestionaban y tramitaban los documentos.
Por Real Orden de 5 de junio de 1848, se cede al Ayuntamiento el convento que fue de los Carmelitas Calzados, y el 19 de noviembre de 1858 se trasladan a este ex-convento las oficinas municipales, quedando en La Madraza el Archivo y las oficinas de Darros y Caminos Vecinales. En 1861 debió estar ya ubicado el Archivo en la nueva sede del convento del Carmen pues La Madraza fue enajenada y vendida.
En 1983 el Ayuntamiento compra el palacio de los Córdova para sede del Archivo Histórico Municipal, trasladándose allí y abriendo el servicio en 1984. En 1996 se crea el Archivo General Administrativo con el fin de organizar y gestionar toda la documentación administrativa, instalándose en el año 2000 en la sede actual.
Red de archivos del Ayuntamiento de Granada
Tomando como base el ciclo vital de los documentos y el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, Decreto 97/2000, de 6 de marzo, art. 24.1, la red de archivos del Ayuntamiento de Granada, entendido ésta como una sucesión de intervenciones archivísticas dentro de un proceso único y continuado de gestión documental es la siguiente:
Archivos de Oficina
Elementos base de la red de archivos. Están adscritos a las áreas municipales y son responsabilidad de las mismas, aunque el asesoramiento técnico y coordinación está a cargo del Archivo Municipal. En ellos se guardan los documentos que dentro del ciclo vital están en la primera etapa o edad, es decir, son los documentos que tienen un valor primario o administrativo. La edad de los documentos en esta etapa es desde la incoación hasta los cinco años, fecha en que se procede a su traslado al Archivo General Administrativo.
En función de las tablas de valoración de series documentales que va aprobando la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (CAVD) de la Junta de Andalucía, el Archivo Municipal adecúa el tiempo de permanencia de los documentos en los archivos de oficina al indicado en dichas tablas.
Archivo General Administrativo
Es el archivo intermedio de la administración municipal. Recibe, mediante transferencias anuales, los documentos de los Archivos de Oficina al año de acabado el trámite, según el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, o bien desde los cinco años de vida. Custodia los documentos hasta los treinta años como término medio; es la segunda edad de los documentos. En este período de tiempo, en aplicación de las tablas de valoración de las series documentales, los documentos son sometidos al proceso de identificación, valoración y selección, es decir, se decide cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y que por lo tanto son de custodia permanente, y cuáles van a ser eliminados.
El Archivo General Administrativo organiza las transferencias documentales de los Archivos de Oficina en función del calendario anual que tiene establecido.
Otra función de este archivo es el servicio de préstamo, consulta y asesoramiento a la propia administración.
Archivo Histórico
Es la última etapa o edad de los documentos. El Archivo Histórico Municipal reúne, conserva, custodia y describe los documentos que tienen más de treinta años para hacerlos accesibles a los ciudadanos y a la propia administración, de acuerdo con la legislación vigente. También conserva todos aquellos documentos o fondos de carácter histórico que han pasado a ser propiedad municipal mediante donación, depósito o adquisición.
Procesos de trabajo del Archivo Municipal
Los procesos esenciales para el desarrollo de la función de gestión documental y archivo son:
1. Ingreso de documentos
Es una de las funciones principales que tiene como finalidad la entrada de documentos en el Archivo para su custodia y servicio. Los ingresos pueden ser por transferencia regular u ordinaria, compra, donación, depósito voluntario o depósito forzoso. Las acciones del ingreso regular u ordinario tienen como base el
Calendario anual de transferencias de todas las áreas municipales.
2. Tratamiento archivístico o técnico de los fondos
Comprende todos aquellos procesos de organización, gestión y descripción documental encaminados a ofrecer al usuario una información pertinente y actualizada de los documentos contenidos en los diferentes fondos y colecciones del Archivo. Componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del
ciclo vital de los documentos, como son: la
identificación, la
valoración, la
selección, la
eliminación y la
descripción.
3. Prevención, conservación y restauración
Conjunto de actuaciones y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas tanto de documentos como de edificios, locales e instalaciones. Este proceso se relaciona directamente con el de instalación. El objetivo final es la conservación óptima de los documentos.
4. Servicios
Conjunto de procesos encaminados a facilitar a los usuarios, tanto internos (Administración) como externos, el acceso a los documentos, mediante la
consulta, el
préstamo y en su caso la
reproducción.
5. Difusión cultural
Función archivística fundamental cuya finalidad es promover y generalizar la utilización de los fondos documentales del Archivo, y hacer partícipe a la sociedad del papel fundamental que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta función son: visitas al archivo, exposiciones, conferencias, actos culturales, ediciones de documentos, etc.
